FAQ

 ■ UMIN IDとパスワードについて

Q1. UMINのIDまたは、初期パスワードを忘れてしまいました。どうすればよいですか？

A. 教員と学生では確認先が異なります。該当する担当部署へご連絡ください。

　　▶ 教員の方

　　　連絡先: 総務課卒後担当（TEL： 023-628-5017）

　　▶ 学生の方

　　　連絡先: 学務課医学科（CC-EPOC）担当

　　　メールアドレス: yu-igaccepoc@jm.kj.yamagata-u.ac.jp

Q2. 初期パスワードを変更する必要がありますか？

A. はい、安全性を確保するため、初期パスワードはすぐに変更することを推奨します。以下リンクより、パスワードを変更してください。パスワード変更後、反映されるまで約1時間かかります。その間は旧パスワードを使用してください。　　

      ▶PW変更手順：http://www.umin.ac.jp/id/passwd/passwd_agree1.htm

 Q3. 初期のUMINパスワードを変更した後に、そのパスワードを忘れてしまいました。どうすればよいですか？

A. UMINセンターでは、セキュリティ上の理由によりパスワードの確認は行っておりません。お手数ですが、以下のリンクからパスワードの再設定（更新）申請を行ってください。

　　▶ PW更新申請： https://www.umin.ac.jp/id/uminid/uncertainty.htm

Q4. UMIN IDの登録情報（姓、所属等）を変更（訂正）したいのですが、どうすればよいですか？

A. オンライン利用者情報変更から変更可能です。変更された登録情報は毎日24時にCC-EPOCに反映されますので、翌日以降ご確認ください。　

      ▶利用者情報変更申請：https://www.umin.ac.jp/id/uminid/info_change.htm

 ■ 学生からの評価依頼メールについて

Q5. 指導教員に学生から「評価票登録通知」メールが届かないのですが、なぜですか？

A. @umin.ac.jpの受信専用メールアドレスが、普段お使いのメールアドレスに転送設定されているかご確認ください。未設定の場合は、こちらから(https://www.umin.ac.jp/tensou/) より転送設定を行ってください。

    ※ 設定を行ってもメールが届かない場合は、こちらのお問い合せよりご連絡ください。

Q6. 担当教員がすでに「診療の基本」を入力している場合でも、学生が再度評価依頼をすれば、教員にメールは届きますか？

A. いいえ、指導教員がすでに入力済みの場合は、学生が登録を確定し、再度評価依頼を行っても、教員には通知メールは送信されません。

■ 評価票の入力期限について

Q7. 学生への評価はいつまで入力しなければならないのですか？

A. 教員の評価入力期限は、各Phase終了後1週間以内となっております。

※入力期限を1週間以上経過しても教員による評価が確認できない場合は、学務課より先生方へ直接ご連絡させていただくことがございますので、あらかじめご了承ください。

※学生の課題未提出や追加実習等の理由により入力が遅れる場合は、事前に学務課までご連絡ください。

Q8. 学生が自己評価の入力を遅らせ、教員が評価できない時は、どのようにすればよいですか？

A. 学生は、各Phase終了日当日までに自己評価を入力することになっています。各Phase終了後の翌週月曜8:30以降、未入力の学生を対象に、学務課よりシステムを通じて、一斉リマインドを実施いたします。リマインド後も評価依頼メールが届かない学生がいる場合は、各診療科より該当学生の氏名を学務課までご連絡ください。 

　■問い合わせ先：yu-igaccepoc@jm.kj.yamagata-u.ac.jp

 ■ システムの基本的な操作方法について

Q9. 診療科で指定した指導教員ではない教員に学生からの「評価票登録通知」メールが届いたのですが、どうすればよいですか？

A. 原則として、学生は各診療科で指定された指導教員（担当教員）に評価依頼を行う必要があります。もし、誤って指定外の教員に「評価票登録通知」が届いた場合は、以下の手順でご対応ください。

①学生に対し、教員選択に誤りがあったことを伝え、正しい指導教員を再選択させます。

②再度、正しい教員に対して評価依頼を行うよう指示してください。

Q10. 1人の学生に対して、複数の指導教員が評価を入力できますか？

A. 本学の運用ルールでは、1名の教員による評価のみを有効としています。したがって、「診療の基本」および「独自_臨床実習評価票_教員」のいずれにおいても、評価を入力できる教員は原則1名とします。（学生1名に対して複数の教員が同じ評価票に入力することはできません）

　　　【入力例】

　　・学生Aに対して教員Bが「診療の基本」および「独自_臨床実習評価票」を入力

　　・学生Cに対して教員Dが「診療の基本」および「独自_臨床実習評価票」を入力

1人の教員が全学生のすべての評価を担当することも可能ですし、学生ごとに担当教員を分けることもできます。ただし、1つの評価票に対して入力できる教員は必ず1名に限定されます。

※ 評価が重複して入力されるのを防ぐため、あらかじめ各診療科内で評価担当の教員を事前に決めてただくことを推奨いたします。

Q11. 指導教員以外の教員もCC-EPOCにログインし、学生が入力した自己評価等を参照することはできますか？ 

A. はい、できます。ただし、学生からの「評価票登録通知」メールの受取や評価およびフィードバックの入力は各診療科で指導教員として指定された教員しかできませんのでご留意ください。

Q12. 学生からの「評価票登録通知」メールのリンクからシステムにログインすると、「診療の基本」の教員評価入力画面が表示されます。学生が登録した自己評価を参照するにはどうすればよいですか？

 A. 画面左上の「＜戻る」をクリックし、「診療の基本の一覧画面」に戻ってください。次に、「担当として設定されているスケジュールのみ表示する」にチェックを入れ、対象学生を絞り込みます。

画面左側に表示されている学生の自己評価エリアから「参照」をクリックすると確認できます。

Q13. 直接システムにログインし、評価対象の学生を検索するには、どうすればよいですか？

A. システムの仕様上、学生の検索方法は、氏名のみとなっています。依頼メールに表示された学生名をコピーするか、各診療科に配布されたBCC学生名簿よりご確認ください。

また、学生の名前がわかっている場合は、画面の検索欄に学生名を直接入力することで、該当の学生を検索できます。

Q14. 教員が評価入力を確定すると、学生にも通知されますか？

A. 学生には通知されません。そのため、学生は何度もシステムにログインして「教員等による診療の基本の参照」から、フィードバックを確認することになります。学生から「評価票登録通知」のメールが届いた場合は、速やかに学生への評価を行ってください。

Q15. 学生がシステムに自己評価の入力を遅らせ、教員が評価できない時は、どのように催促すればよいですか？

A. 従来通りまずは、各講座の担当者から学生に連絡していただき、システムへの自己評価の入力を促してください。どうしても学生と連絡が取れない場合や学生が講座からの指示に従わない場合は、学務課の医学科担当までご相談ください。

 ■ 本学独自の評価票について

Q16. 学生が、「独自_自己評価(Self-assessment)シート_実習生」の評価票に入力した場合、教員に通知メールは届きますか？

A. 届きません。システムの仕様により、通知機能が備わっているのはデフォルトの「診療の基本」のみです。そのため、独自の評価票は単独では使用できず、形式上、「診療の基本」の通知機能を通じて評価依頼メールを送るようにしています。

Q17. 教員は、「独自_自己評価(Self-assessment)シート_実習生」の評価票に学生へのコメントやフィードバックを入力してもよいですか？

A. いいえ、教員は、「独自_自己評価(Self-assessment)シート_実習生」の評価票に学生へのコメントやフィードバックを入力する必要はありません。システムの仕様上、教員が当該画面に入力したとしても、学生はその入力内容を参照することができないため、学生が登録した自己評価の内容を参照のみ行ってください。

＜重要＞すべての独自評価票において、教員の評価値やフィードバックは学生に表示されない仕様となっています。そのため、必ずデフォルトの「診療の基本」を通じて、学生へのコメントやフィードバックをご入力ください。

Q18. 教員が、「独自_臨床実習評価票_教員」に入力した場合、学生にも評価内容が表示されますか？

A. いいえ、学生には表示されません。本評価票は学生の成績に直接反映されるものであるため、学生用のシステムには表示されないよう設定しています。

Q19.「独自_臨床実習評価票（学務課提出用）_教員」は、「診療の基本」と別なタイミングで入力してもよいですか？

A. 可能であれば、「診療の基本」と合わせて一度に入力することをおすすめします。異なるタイミングで入力すると、片方を入力し忘れる可能性があるため、学生から「評価票登録通知」メールが届いた時点で入力をお願いします。遅くても指定された提出期限までに入力を確定してください。

■ UMIN電子メールアドレスの転送設定について

Q20. CC-EPOCに関する医学部学務課医学科担当からのお知らせメールが届かないのですが、なぜですか？

A. CC-EPOC関係のメールは、UMIN電子メールアドレス（xxxx-xxx@umin.ac.jp形式のアドレス）に送信されます。以下のリンク（UMIN電子メール転送設定）から、普段お使いの電子メールアドレスへ転送設定を行ってください。転送設定以外は特に対応は必要ありません。

　　▶UMIN電子メール転送設定：https://www.umin.ac.jp/tensou/

■ 評価票の入力に関して

Q21.「診療の基本」に表記されている5段階の評価レベルについて、自分のレベルはいつの時点を基準にすればよいですか？

A. 原則として、各Phaseの終了時に自己評価を入力することが求められています。そのため、各Phase終了時点における自分自身のレベルを基準にして評価を行ってください。なお、「診療の基本」の評価は、システム上、全項目の入力が必須となっていますが、成績評価の対象ではありません。あくまで自身の実習内容を振り返るための記録として、必ず入力を行ってください。

Q22.「診療の基本」の「良かった点」・「改善すべき点」・「その他」は必ず入力しなければならないですか？

A. 入力は不要です。代わりに、「独自_自己評価(Self-assessment)シート」の各評価項目のコメント記載欄に実習中に感じた反省点や感想などを入力してください。（※独自の自己評価票は成績評価の対象となっているため、丁寧かつ具体的にご記入ください。）

＜学生による評価票の入力一覧＞

Q23.「診療の基本」や「独自_自己評価(Self-assessment)シート」を「確定」した後、内容を一部修正しても大丈夫ですか？

A. ＜教員等に評価を依頼する「前」の場合：修正可能＞

・ ご自身の評価の「確定」を取り消す ➡ 修正内容を入力・確定 ➡ 「教員等による診療の基本の参照」 ➡「教員等に評価を依頼」から指導教員を選択し、「決定」をクリック ➡ 指導教員に「評価票登録通知」メールが自動送信されます。

＜教員等に評価を依頼した「後」の場合：教員の評価状況が「未入力」であれば、修正可能＞

・ メインメニューの「教員等による診療の基本の参照」を開き ➡ 教員の評価状況を確認 ➡ 評価状況が「未入力」と表示されている場合は、「診療の基本」に戻り、自己評価を修正・確定させます。（再度評価依頼は不要）

【注意】 

・ 教員が評価を確定する「前」であれば、学生が「教員等に評価を依頼」をクリックするたびに、指導教員へ通知メールが送信されます。教員選択の誤りにより教員を変更する場合を除き、「教員等に評価を依頼」は一度だけ行ってください。 

Q24. 診療科で指定された指導教員ではない教員を選択して、評価依頼をしてしまいました。どうすればよいですか？

A. 指定外の教員を選択して評価依頼を行った場合は、一度その評価依頼を取り消したうえで、診療科で指定された正しい教員を選択し直し、再度評価依頼を行ってください。教員選択に誤りがないよう、依頼前に必ず指導教員の氏名を確認するようにしましょう。

Q25.「独自_自己評価(Self-assessment)シート」より先に「診療の基本」を入力しても大丈夫ですか？

A. 教員は、学生が入力した2つの評価票を確認したうえで評価を行います。ただし、システムの仕様上、「独自_自己評価(Self-assessment)シート」では教員へ評価依頼の通知が送信されません。そのため、先に「独自_自己評価(Self-assessment)シート」を入力した後、「診療の基本」の自己評価を確定させることで、最終的に教員のメールアドレスへ通知が送信されるよう推奨しています。

Q26. 評価票を入力し「確定」をしましたが、「未入力の評価があるため確定できません」と表示されました。どうすればよいですか？　

A.（必須）と付いている項目のうち、いずれかが未入力状態となっていることが考えられます。（必須）となっている項目をすべて入力し、再度「確定」させてください。

 ■ その他

Q27. CC-EPOCへの入力と並行してこれまでどおり、紙の自己評価シートも提出しなければならないのですか？

A. いいえ、CC-EPOCは、これまで紙で行っていた自己評価シートの代わりになるものなので、紙の自己評価シートは提出不要となります。

Q28. マニュアルに掲載されている「診療の基本」や「教員等による診療の基本の参照」以外に、メインメニューの他の機能を使用してもよいですか？

A. マニュアルに記載されていない機能の使用は控えてください。本学では、指定された機能のみを活用することとしておりますので、ご注意ください。